Thông tin cần biết về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Công nghệTin tức

Written by:

Hóa đơn điện tử là một hình thức hóa đơn đã và đang đem lại hiệu quả cao trong việc quản lý cũng như kê khai thuế cho doanh nghiệp khi thực hiện các giao dịch. Trong một số tình huống đặc biệt, doanh nghiệp sẽ phải sử dụng hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phục vụ cho mục đích kinh doanh, lưu thông hàng hóa. Ngoài việc tìm hiểu mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn, cách xử lý hóa đơn đã lập có sai sót, kế toán nên hiểu rõ về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử qua thông tin trong bài viết dưới đây.

1. Quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy

Đây là một nội dung quan trọng được quy định trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP về điều chỉnh hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy, hóa đơn đó cần phải đáp ứng được các yêu cầu:

– Hóa đơn điện tử phải là hóa đơn hợp pháp mới được chuyển đổi thành chứng từ giấy.

– Việc chuyển đổi phải đảm bảo tính thống nhất giữa nội dung hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

– Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu trữ với mục đích ghi theo quy định, không có tác dụng để thanh toán trừ hóa đơn được thiết lập từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

2. Có cần ký vào hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử?

Theo Điểm b, Khoản 2, Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC đưa ra nội dung về việc hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử:

– Doanh nghiệp bán hàng hóa và dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn mà không nhất thiết phải có chữ ký người mua hoặc con dấu của người bán khi đó là hóa đơn tiền điện, hóa đơn nước, hóa đơn viễn thông, hóa đơn ngân hàng đáp ứng các điều kiện tự in như được nêu tại Thông tư này.

– Nếu là hóa đơn của một công ty dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu chí “đơn vị tính toán”.

Khoản 3, Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về dấu và chữ ký trên hóa đơn điện tử thì nội dung chữ ký hoặc con dấu sẽ là bắt buộc khi người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán lập hóa đơn với các yếu tố bắt buộc.

Dựa theo các quy định trên, hóa đơn điện tử không bắt buộc cần có người mua ký tên nhưng phải có chữ ký của bên bán. Những loại tem hay vé có in sẵn giá thì không nhất thiết phải có chữ ký từ người mua.

3. Người mua thực hiện chuyển đổi hóa đơn từ hóa đơn điện tử như thế nào?

Người mua có thể dễ dàng chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy. Các bước thực hiện bao gồm:

Bước 1: Lưu trữ hóa đơn điện tử trên máy tính

Thông thường hóa đơn điện tử sẽ gồm có 2 bản đính kèm. Tệp được lưu dưới dạng .zip – hóa đơn điện tử gốc, trong tệp này chứa hóa đơn điện tử được ký bởi chữ ký điện tử hợp lệ, kế toán cần lưu lại để có thể đối chiếu, kiểm tra khi cần thiết.

Loại tệp được lưu trữ dưới dạng file PDF thì người mua tiến hành chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy rồi tải về máy tính và lưu lại. 

Hóa đơn điện tử – ngăn chặn nạn mua bán hóa đơn khống 

6 thông tin dễ bị sai sót trên thông báo phát hành hóa đơn

Bước 2: In tệp đã được chuyển đổi

Người mua mở tệp chuyển đổi ở bước 1 bằng trình duyệt hoặc phần mềm đọc file PDF sau đó thực hiện in ra giấy.

Bước 3: Tiến hành ký tên trên hóa đơn giấy

Sau khi in hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, hóa đơn đó chỉ được coi là hợp lệ khi được ký và ghi rõ tên đầy đủ của người thực hiện chuyển đổi, ghi rõ ngày chuyển đổi.

Bước 4: Hoàn tất

Thực hiện đầy đủ các bước trên là hoàn tất quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy.

 

Xem thêm

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *